In projectmanagement wordt veel aandacht besteed aan de start en aan de oplevering, en weinig aan wat daar tussenin met een team gebeurt. Terwijl juist de overgang tussen fases het moment is waarop mensen afhaken, opnieuw moeten wennen of blijven hangen in de manier van werken van de vorige fase.
Waarom markeren werkt
Een fase die zonder markering overgaat in de volgende, blijft in de hoofden van deelnemers doorlopen. Er is geen moment waarop het oude wordt afgesloten, dus wordt het meegenomen. Dat uit zich in discussies die al beslecht waren en in aannames die niet meer gelden.
Een gezamenlijk moment buiten de werkomgeving doet iets wat een vergadering niet doet: het onderbreekt het ritme. Dat is niet zweverig maar praktisch. Wie op een andere plek is, met andere mensen aan tafel en zonder scherm, praat over andere dingen.
Wanneer inplannen
- Bij de start, wanneer het team nieuw is samengesteld en mensen elkaar nog niet kennen.
- Bij de overgang naar een volgende fase, zeker als de samenstelling wijzigt.
- Na een moeilijke periode, bijvoorbeeld een uitgelopen deadline of een tegenvallende oplevering.
- Bij de afronding, voordat mensen naar andere projecten verdwijnen.
Wat daarbij helpt is een activiteit met een gezamenlijke opdracht in plaats van alleen een borrel. Een borrel bevestigt de bestaande groepjes; een opdracht waarbij mensen elkaar nodig hebben, doet dat niet. Een overzicht van activiteiten die daarop zijn ingericht staat bij The Team Building.
De valkuil van verplichte gezelligheid
Een uitje dat als verplichting wordt ervaren werkt averechts. Dat gebeurt vooral wanneer het in eigen tijd valt, wanneer het onderdeel wordt van een beoordeling, of wanneer de activiteit zo gekozen is dat een deel van de groep bij voorbaat afvalt. Fysiek zware activiteiten zijn daar het bekendste voorbeeld van.
Een programma met meerdere onderdelen naast elkaar lost dat op. Wie niet wil karten, doet iets anders, en het gezamenlijke deel zit in het begin en het einde van de dag.
Wat het oplevert voor het project
De winst zit niet in de dag zelf maar in de weken erna. Mensen die elkaar buiten het werk om hebben gesproken, zoeken elkaar sneller op wanneer er iets misgaat. Dat is precies de reflex die een project nodig heeft en die in een online overleg zelden ontstaat.
Praktisch gezien is een halve dag vaak voldoende. Een hele dag vraagt meer organisatie en levert bij een projectteam niet evenredig meer op. Het aanbod met de mogelijkheden per groepsgrootte staat op theteambuilding.nl.
Kosten worden vaak als bezwaar genoemd, terwijl de vergelijking zelden gemaakt wordt met wat een moeizame overgang tussen fases kost aan doorlooptijd. Een halve dag voor een team van tien is in die verhouding een kleine post op een projectbegroting, en het is bovendien een post die vooraf vaststaat in plaats van achteraf blijkt.